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nov 28, 2018

10 dicas para ter uma reunião produtiva

Opa! Tudo bom com você?

Quando a gente pensa em reunião produtiva, a gente logo pensa no inverso, em tempo improdutivo, não é mesmo? Isso porque muita gente não sabe lidar com reuniões, seja ela qual for.

Acontece que uma reunião interna ou de negócios pode e deve ser mais produtiva e terminar com um plano de ação definido. Eu vou compartilhar com você 10 dicas para ter uma reunião produtiva. Assim, suas ideias podem ser melhor aproveitadas e problemas podem ter soluções em menos tempo. Vamos lá?

1) Saiba claramente o objetivo da reunião

Independente se for um call ou uma reunião presencial, é importante sabermos claramente o objetivo pelo qual você e outras pessoas se reuniram. Parece bobo falar sobre isso, mas muitas das vezes, participamos de reuniões que possuem objetivos vagos ou sem sentido que só nos faz perder tempo valioso. Escreva o objetivo principal da reunião para ter a clareza do destino final da reunião.

2) Tenha uma pauta

Listar numa folha os tópicos que precisam ser abordados é importante para manter alta a objetividade da reunião e não haver perca de assunto. Nos distrair com outros assuntos que não se relacionam com o tema principal é muito fácil de acontecer. Se preciso, delegue uma pessoa para ficar responsável pelo foco dentro da reunião.

3) Numa negociação, saiba os objetivos do seu cliente

Caso você tenha que fazer uma reunião de negócios, conhecer bem seu cliente e seus objetivos. Como estamos falando de negociação, é importante haver um acordo entre as duas partes para termos resultado. Portanto, conhecer a necessidade e objetivos do seu cliente ajuda a ter uma comunicação mais produtiva.

4) Ter planos B, C e até mesmo D

Ainda no caso de uma reunião de negócios, é provável que surgirá uma objeção por parte do seu cliente. Conhecê-lo ajuda a construir alternativas boas de acordo.

5) Saiba ouvir o outro

Independente de uma negociação ou reunião interna, saber ouvir o outro, dar espaço para o outro falar, ser atencioso com as falas ajuda a construir uma imagem de confiança. Comunicar também é ouvir, então seja muito prudente nas interrupções.

6) Se reúna com quem realmente importa

Isso acontece muito! Sabe aquela reunião entre companheiros de trabalho, que o patrão chega e chama toda a sua equipe para falar de um tema importante realmente para umas 10 pessoas? Então, isto torna uma reunião muito improdutiva. Convoque aqueles que realmente irão contribuir com a reunião.

7) Tenha controle do tempo

Estipular o tempo de reunião e respeitá-lo evidencia uma imagem sua de autoridade e organização. Não chegue atrasada, nem ultrapasse o tempo definido pela organizadora.

8) Sua postura também vende

Seja como participante ou como alguém que está expondo/vendendo uma ideia, a sua postura influencia no seu esforço de convencer e argumentar. Uma postura torta, debruçada na mesa ou cadeira, não entrega uma imagem de autoridade. Dessa forma, dificilmente uma pessoa pode acreditar na sua palavra. Nossa linguagem também está em como nos gesticulamos e posicionamento fisicamente. Então, se atente à sua postura, ereta e ajustada a sua posição, seja ela sentada ou em pé.

9) O contexto influencia na sua linguagem

Falando em linguagem, é importante prestarmos atenção ao ambiente em que estamos. Quando estamos em um ambiente mais empresarial, com pessoas desconhecidas ou pouco conhecidas, nos adequamos usando uma linguagem mais formal, sem gírias. Quando estamos num espaço mais descontraído, com pessoas com um nível de intimidade maior, podemos usar a linguagem informal para nos comunicar. Fazer o contrário disto pode cortar o vínculo conversacional com quem está te ouvindo.

10) Sempre coloque suas ideias

Quando somos participantes, por vergonha ou algo do tipo, deixamos de expor nossas ideias, que poderiam contribuir com a reunião. Então, não deixe de expor seu conhecimento e ideias. Depois você pode sentir arrependimento por não ter contribuído da melhor forma.

É isso, meu povo! Compartilhei 10 dicas para ter uma reunião produtiva, mas ainda tem mais dicas para arrasar numa reunião. Conhece alguma que eu não falei? Conta pra gente!

Se você conhece alguém que tá precisando conhecer algumas destas dicas? Compartilha este conteúdo então! Você vai ajudar muita gente.

Um beijo, tchau!